Privacy Policy

1. Data Controller EN Stichting Amsterdam Chess Open is the data controller for personal data related to the Festival. NL Stichting Amsterdam Chess Open is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens binnen het Festival. 2. Data Flow Transparency (How your data moves) EN Your personal data flows through the following ecosystem:

  • You initiate registration via Amsterdam Chess Festival or Bar blitz

  • Registration is completed via Toernooiregistratie.nl

  • Data may be synchronised with Bar blitz systems for participant lists and event visibility

  • Data is used by Stichting Amsterdam Chess Open for event organisation

Each party may process data within its own technical environment. NL Je persoonsgegevens bewegen zich binnen het volgende ecosysteem:

  • Je start de inschrijving via Amsterdam Chess Festival of Bar Blitz

  • De registratie wordt afgerond via Toernooiregistratie.nl

  • Gegevens kunnen worden gesynchroniseerd met Bar blitz-systemen voor deelnemerslijsten en zichtbaarheid

  • Gegevens worden gebruikt door Stichting Amsterdam Chess Open voor organisatie van het event

Elke partij verwerkt gegevens binnen haar eigen technische omgeving. 3. Data We Collect EN

  • Name and contact details

  • Chess rating / federation ID

  • Payment details (if applicable)

  • Participation data

NL

  • Naam en contactgegevens

  • Schaakrating / bond-ID

  • Betalingsgegevens (indien van toepassing)

  • Deelnamegegevens

4. Purpose of Processing EN

  • Event organisation

  • Communication

  • Registration handling

  • Rating submission

  • Event visibility (e.g. player lists)

NL

  • Organisatie van het event

  • Communicatie

  • Registratieafhandeling

  • Ratingverwerking

  • Zichtbaarheid van deelnemers (bijv. deelnemerslijsten)

5. Third Parties & Roles EN Personal data may be processed by: Bar blitz Toernooiregistratie.nl Payment providers Chess federations (e.g. FIDE/KNSB) We use third-party platforms to facilitate registration and event operations:

  • Toernooiregistratie.nl – acts as a data processor on behalf of Stichting Amsterdam Chess Open, processing personal data solely for registration purposes.

  • Bar Blitz (https://barblitz.co/ – acts as a data processor on behalf of Stichting Amsterdam Chess Open, processing personal data solely to display participant lists, pairings, results, and standings based on instructions from the organiser.

  • Betaalproviders

  • FIDE/KNSB

  • Hosting, email, and analytics service providers

These parties may act as processors or independent controllers. Participant data such as name, rating, federation ID, group allocation, pairings, results, and standings may be publicly visible on the Amsterdam Chess Festival website and on the Bar blitz platform. The publication of participant data on Bar blitz does not create a user account or contractual relationship with Bar blitz. We recommend reviewing their respective privacy policies. NL Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt door: Bar blitz Toernooiregistratie.nl Betaalproviders Schaakbonden (zoals FIDE/KNSB) Wij maken gebruik van externe platforms voor registratie en eventbeheer:

  • Toernooiregistratie.nl – treedt op als verwerker namens Stichting Amsterdam Chess Open en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor registratie. 

  • Bar Blitz (https://bar blitz.co/ )– treedt op als verwerker namens Stichting Amsterdam Chess Open en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het tonen van deelnemerslijsten, paringen, uitslagen en standen op basis van instructies van de organisatie.

  • Hosting-, e-mail- en analyticsdiensten

Deze partijen kunnen optreden als verwerker of zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Deelnemersgegevens zoals naam, rating, bond-ID, groepsindeling, paringen, uitslagen en standen kunnen openbaar zichtbaar zijn op de website van het Amsterdam Chess Festival en op het Bar Blitz-platform. Het tonen van deelnemersgegevens op Bar Blitz leidt niet tot het aanmaken van een account of een contractuele relatie met Bar Blitz. Wij adviseren hun privacybeleid te raadplegen. 6. Legal Basis EN Processing is based on:

  • Contractual necessity – to register and manage your participation

  • Legal obligation – for financial and administrative compliance

  • Legitimate interest – for event operations and participant visibility

  • Consent – only where explicitly requested (e.g. marketing)

NL Verwerking gebeurt op basis van:

  • Uitvoering van overeenkomst – voor registratie en deelname

  • Wettelijke verplichting – voor administratie en betalingen

  • Gerechtvaardigd belang – voor organisatie en zichtbaarheid

  • Toestemming – alleen indien expliciet gevraagd

7. Retention EN Data is retained only as long as necessary for event purposes and legal obligations. NL Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het event en wettelijke verplichtingen. 8. Your Rights EN You have the right to access, correct, delete, or restrict your data. NL Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en beperking van je gegevens. 9. Contact EN/NL play@amsterdamchessopen.com